Digitalización
Conversión de documentos en papel a documentos electrónicos.
Con el fín de solventar los problemas que inevitablemente genera el almacenamiento y consulta de la documentacion física en papel, NotPaper realiza servicios de digitalización de documentos formato papel (contratos, facturas, albaranes, extractos bancarios, expedientes de personal, documentación técnica, etc.) permitiéndole un acceso inmediato a toda su documentación y optimizando los espacios físicos destinados a los archivos. Consiguiendo con ello un aumento en la productividad (tiempos y recursos) y una reducción sustancial de costes.
No cabe la menor duda que una de las problemáticas a las que se enfrenta cualquier Organización hoy día es la de racionalizar adecuadamente sus archivos de información
Cuando comenzaron a aparecer las primeras tecnologías
basadas en imágenes, se pronosticaba un sistema
de trabajo que impondría un futuro sin carpetas
ni papeles en la mesa de trabajo. Pero lo cierto
es que la propia tecnología, como pueden ser las
fotocopiadoras e impresoras, actualmente aumentan
el consumo de papel, y la mayoría de los
documentos que se utilizan en un entorno
administrativo se encuentran todavía en este
formato.
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Contratos, facturas, albaranes, recibos, proyectos técnicos, informes médicos, documentos fiscales, documentación técnica, documentación de registro, Expedientes de personal, etc.
El modelo tradicional de gestión basado en el papel, genera inevitablemente una serie de inconvenientes, costes y pérdidas de oportunidades en la empresa.
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Problema de localización de los documentos, recuperación lenta, copias innecesarias, perdida o extravío de documentos, problemas de espacio, excesivo tiempo de tratamiento manual, documentos sin ningún tipo de control ni seguridad.
Las empresas que han apostado por gestionar y racionalizar su documentación minimizando el uso del papel han obtenido grandes beneficios.
- Recuperación inmediata de la documentación.
- Respuesta ágil y eficaz. permitiendo una ventaja competitiva a la empresa.
- Concurrencia e información centralizada.
- Información no duplicada.
- Reducción de tratamiento manual (no se rearchiva).
- Aumento de la productividad.
- No existen documentos extraviados y/o perdidos.
- Seguridad de acceso a los documentos.
- Documentación a salvo ante catástrofes.
- Ahorro de costes, tiempo y espacio.
ESTUDIO COMPARATIVO
Sistema Electrónico Documental Vs
Sistema de Archivo Tradicional en Papel
Los proyectos de digitalización podrán ejecutarse en nuestras instalaciones, o bien si se desea, en las oficinas del cliente. La periodicidad de los trabajos vendrán marcados por el cliente en función de sus necesidades: Diarios, semanales, trimestrales, anuales o esporádicos.
Los servicios de digitalización por norma general engloban los siguientes procesos:
1. Recogida de la documentación:
Realizamos la recogida de la documentación en sus oficinas u otras ubicaciones.
2. Estudio previo de la documentación:
Revisión del estado y estructura de
la documentación. Análisis de establecimiento
de parámetros para realizar una óptima ejecución.
3. Catalogación y tratamiento de la documentación física:
Distinción de tipología de documentos. Eliminación de
grapas y clips o cualquier elemento que impida su correcta
digitalización. Alineamiento de márgenes superiores de distintos
tamaños de documentos. Localización de anversos y reversos. Detección de anomalías.
4. Digitalización de los documentos:
Conversión del documento físico a imagen digital. Controles de
enderezados de imágenes, de dobles alimentaciones y eliminación
de bordes y puntos negros.
5. Indexación de los documentos (referenciar):
Grabación de los metadatos asociados a cada documento.
La indexación es fundamental para poder recuperar los documentos
en cualquier base de datos documental. Los documentos pueden ser
indexados (referenciados) por uno o más campos.
6. Procesos OCR, ICR, CCBB, OMR:
Reconocimiento de textos y formularios.
7. Importación de imágenes e índices a Gestor Documental:
Todos los trabajos irán provistos de Software de consulta
para acceder y recuperar de forma inmediata los documentos digitalizados.
8. Entrega de datos y documentación física en sus instalaciones:
Una vez finalizado el trabajo, hacemos entrega de los datos
procesados en los soportes que se hayan establecido
(CD´s, DVD´s, USB´s, otros), así como de la documentación
física original en papel.
Durante todos los procesos mencionados se realizan controles de calidad, y antes de cada entrega se verifica y se testea el resultado final, comprobando la correcta realización del trabajo.
Cada proyecto cuenta con un responsable que mantendrá una continua comunicación con el cliente, informándole en todo momento de los avances y situación en el que se encuentra el proyecto.