IN-OUT – Documents Control
Registre y selle documentos de forma electrónica.
La aplicación de registro de documentos IN-OUT – Documents Control se ha desarrollado pensando en facilitar y agilizar el proceso de registro de los documentos que entran y salen de cualquier entidad, posibilitando también su digitalización con el fin de agilizar el acceso a la información por parte del usuario.
In-Out Documents Control permite estampar de forma automática un sello de registro de entrada o salida mediante cualquier impresora y se integra con el Gestor Documental Alchemy, permitiendo el registro de documentos, tanto en papel como en formato PDF incluyendo integración con Office documentos de Word y correo electrónico, de forma automática y transparente para el usuario.
Siguiendo con nuestra política de facilitar al máximo el trabajo del usuario, la aplicación del registro de documentos permite crear para cada registro campos de metadatos asociados de tipo texto, fecha o numéricos.
Cada asiento de registro puede contener varios documentos y también es posible crear asientos sin documento.
Control de acceso de usuarios con permisos de consulta e inserción administrables mediante roles.
Pueden configurarse y usarse al mismo tiempo todas las bases de datos de registro que se desee, cada una de ellas con su propia numeración.
Diseño del sello personalizable, incluyendo logo, número, fecha y código de barras para reconocimiento automatizado.
El sellado en papel se hace imprimiendo directamente el sello sobre el documento original mediante plantillas.
El sellado electrónico se hace eligiendo la posición del sello sobre la primera página del documento.
Capacidad de búsqueda por rango (campos numéricos y de fecha), operadores booleanos y comodines.
Generación de listados e informes personalizables para su impresión o envío por correo.
El registro de documentos IN-OUT – Documents Control se integra de forma fácil y sencilla con el Gestor Documental OpenText Alchemy, encargado de almacenar los documentos en uno o varios repositorios de datos, permitiendo trabajar de forma conjunta con el registro de expedientes para archivar los documentos entrantes y salientes facilitando la funcionalidad de registrar y archivar documentos de entrada y salida.
Funcionalidades de la aplicación:
- Registrar los documentos que entran y salen de la entidad.
- Registrar datos de más de un remitente o destinatario cuando sea necesario, así como del representante y/o persona representada.
- Guardar copia digitalizada de los documentos registrados y de sus documentos anexos.
- Registrar y sellar correos electrónicos automáticamente arrastrando directamente cualquier e-mail desde Microsoft Outlook.
- Asegurar la integridad y autenticidad de los documentos
- Impresión mecanizada del sello de registro en el documento.
- Impresión del sello en el documento usando una impresora.
- Impresión del sello en una etiqueta autoadhesiva.
- Estampar el sello directamente en el documento en formato electrónico. (PDF, e-mail, etc.)
- Exportar las consultas a ficheros Excel o PDF.
- Configurar las columnas visibles en las pantallas de búsqueda.
- Generar los impresos más característicos relacionados con la aplicación.
- Relacionar la anotación entre el registro de entrada y el de salida.